Senkung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre
Die Bundesregierung möchte der deutschen Wirtschaft etwas Gutes tun und hat darum das Bürokratieentlastungsgesetz IV ausgearbeitet. Dieses Gesetz hat am 26.09.2024 bereits den Bundestag passiert und am 18.10.2024 auch den Bundesrat.
Ziel ist eine Entlastung der Wirtschaft durch verschiedene Maßnahmen. Unter anderem wird die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bislang zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt. Für Unternehmen soll dadurch der Aufwand in der Buchhaltung gesenkt werden.
Ob das Bürokratieentlastungsgesetz IV insgesamt nun tatsächlich zu einer Entlastung für Unternehmen führt, soll hier nicht weiter untersucht werden. Wir nehmen aber die Änderung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege näher unter die Lupe.
Rechtlicher Hintergrund
Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sind in § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) und § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt. In § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO stand bislang, dass Buchungsbelege für zehn Jahre aufzubewahren sind. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.
Ein Buchungsbeleg ist dabei ein Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Zu jeder Buchung im Unternehmen muss nachvollziehbar sein, welchen Hintergrund sie hatte. Daher kann ein Buchungsbeleg zum Beispiel Folgendes sein:
- Lohnabrechungen
- Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten
- Bankbelege
- Bewirtungsbelege
- Kassenbelege
- Quittungen
Aufgrund der nun kommenden gesetzlichen Änderung, sind solche Buchungsbelege künftig nur noch für acht Jahre aufbewahrungspflichtig.
Die neue Regelung gilt für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der alten Rechtslage am Tag vor dem Inkrafttreten der neuen Rechtslage noch nicht abgelaufen ist. Nachdem das Gesetz nun Bundestag und Bundesrat passiert hat, muss es noch verkündet werden. Voraussichtlich wird die neue Rechtslage zum 01.01.2025 in Kraft treten.
Was hat das mit Datenschutzrecht zu tun?
Nun ist dies ein Blog für Datenschutzrecht und nicht für Handels- oder Steuerrecht. Wo ist also der Zusammenhang zum Datenschutzrecht?
Der Zusammenhang besteht darin, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen bei der Erstellung von Löschkonzepten und bei der Angabe von Speicherfristen in Datenschutzerklärungen und Verarbeitungsverzeichnissen eine wichtige Rolle spielen.
Buchungsbelege, wie die oben genannten Beispiele, können personenbezogene Daten enthalten. Namen und Kontaktdaten können enthalten sein, etwa von Beschäftigten, Kunden und Lieferanten eines Unternehmens. Folglich besteht für die Buchungsbelege die allgemeine datenschutzrechtliche Pflicht zur Löschung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, wenn die weitere Speicherung der Buchungsbelege nicht mehr erforderlich ist.
Solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Belege noch zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten erforderlich und es besteht keine Pflicht zur Löschung. Genaugenommen darf gar keine Löschung erfolgen. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aber abgelaufen ist, greift häufig die Pflicht zur Löschung. Welche Speicherdauer für eine bestimmte Datenkategorie in einem Löschkonzept, in einer Datenschutzerklärung oder in einem Verarbeitungsverzeichnis angegeben und technisch umgesetzt wird, ist also häufig davon abhängig, welche gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht.
Wenn nun die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt wird, werden fast alle Unternehmen zumindest die genannten Dokumente ihres Datenschutzmanagements anpassen müssen.
Zur Umsetzung der Löschpflicht werden Unternehmen zudem technische Anpassungen in relevanten IT-Systemen vornehmen müssen, um die dort eingestellten Speicherfristen von zehn Jahren auf acht Jahre zu senken.
Es zeigt sich: Die gut gemeinte Maßnahme zur Entlastung der Wirtschaft bedeutet zunächst mal einiges an Aufwand für die Wirtschaft…
