Kontoauszüge, Lieferscheine, Rechnungen… Alle Gewerbetreibenden sind grundsätzlich dazu verpflichtet, bestimmte geschäftlichen Dokumente und Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokumentenkategorie sind dies 6 oder 10 Jahre. Die dieser sog. Aufbewahrungspflicht zugrundeliegende Rechtsvorschrift ist der § 147 AO (Abgabeordnung).
Mit unserem Archivservice bieten wir bei HURT unseren Kunden die Möglichkeit, Akten und Dokumente zuverlässig und datenschutzkonform zu archivieren. Die Sicherheit der archivierten Dokumente ist dabei ebenso gewährleistet wie die kontinuierliche Zugänglichkeit, d.h. der Zugriff auf die Dokumente nach Bedarf. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen besteht selbstverständlich die Möglichkeit, Ihre Akten und Dokumente durch uns fachgerecht vernichten zu lassen.
Der HURT Archivservice richtet sich an alle Unternehmen und Dienstleister, die Daten und Dokumente lagern möchten und dazu keine eigenen Kapazitäten haben. Auch Privathaushalte können die Archivierung von Akten und Dokumenten selbstverständlich an uns auslagern.
Das bedeutet, dass wir ein breites Kundensegment bedienen, wie zum Beispiel:
Grundsätzlich können wir bei HURT verschiedenste Typen von Dokumenten archivieren, wie etwa:
Aktenordner
Hängeregister
Stehsammler
Schachteln
Blätter etc.
Röntgenbilder
Sicherungsbänder
...und mehr
Wir selbst nehmen keinerlei Einsicht in die uns zur Archivierung überlassenen Daten.
Das Sicherheitsarchiv von HURT befindet sich in einem vollständig umzäunten Grundstück, ist alarmgesichert und durch Zutrittsberechtigungen nur von berechtigten Mitarbeitern zu öffnen. Es befindet sich in unmittelbarer Nähe (Nachbargrundstück) zur HURT Hauptverwaltung und ist somit von der Aktenvernichtung räumlich getrennt. Eine regelmäßige Überwachung und Kontrolle ist zu den normalen Geschäftszeiten gegeben. Das Sicherheitsarchiv ist mit einbruchgesicherten Fenstern, Türen mit RFID-Chip, Alarmanlage, Bewegungsmeldern sowie Kameraüberwachung (mit Aufzeichnung) ausgestattet. Die gesamte Sicherheits- und Überwachungstechnik ist auf dem neuesten Stand der Technik (BJ 2017). Die zusätzliche Überwachung durch einen Sicherheitsdienst unterstützt die zuverlässige Einhaltung des Zutritts für Unberechtigte zu jederzeit. Es findet zudem eine kontinuierliche Überwachung der Luftfeuchte statt, um ein ideales Raumklima für die Aktenbestände zu gewährleisten.
Das Betreten des Archivs ist nur nach vorheriger Anmeldung am Empfang und nach Unterzeichnung einer Datenschutzverpflichtungserklärung und der Information auf das Datengeheimnis in Begleitung eines berechtigten Mitarbeiters möglich.
Bei HURT Aktenvernichtung beschäftigte Mitarbeiter sind alle auf den Datenschutz verpflichtet und müssen in regelmäßigen Abständen ein Führungszeugnis ohne Eintragung vorlegen. Die Mitarbeiter wurden zudem vom Polizeipräsidium Konstanz einer Zuverlässigkeitsprüfung ohne Beanstandung unterzogen.
Die Überprüfung des Sicherheitsarchivs durch den Auftraggeber ist jederzeit auch ohne Vorankündigung zu den üblichen Geschäftszeiten möglich.
Die Archivierung von Daten und Akten erfolgt bei uns je nach Größe und Menge der Dokumente
Der HURT-Archivkarton hat ein Aufnahmevolumen von 5 Breitrückenordnern und die Möglichkeit, durch eine Plombe gesichert zu werden. Eine Öffnung des Kartons von außen ist durch die innenliegende Faltung nicht möglich. Unser Archivkarton hat folgende Maße:
Innenmaß: 395 x 320 x 285 mm (L/B/H)
Außenmaß: 428 x 335 x 300 mm (L/B/H)
Der Röntgenbilderkarton bietet ebenso die Möglichkeit, ihn durch eine Plombe zu sichern. Eine Öffnung des Kartons von außen ist durch die innenliegende Faltung nicht möglich. Er hat die Maße:
Innenmaß: 469 x 185 x 435 mm (L/B/H)
Außenmaß: 499 x 197 x 445 mm (L/B/H)
Kartons für die Archivierung (5er-Karton / 5 Ordner), wie auch für Röntgenbilder (Fassungsvolumen bis ca. 16 Kg) können Sie selbstverständlich über HURT Aktenvernichtung beziehen.
Kundeneigene Kartons können grundsätzlich alle eingelagert werden, jedoch sollten die Maße der Kartons stets angegeben werden um eine optimale Ausnutzung der Lagerfläche zu gewährleisten.
Bei Gitterboxen ist es wichtig, dass diese nicht überfüllt sind, d.h. die Gitterboxen müssen stapelbar sein. Werden Paletten durch den Kunden verpackt oder sollten kundeneigene Kartons Verwendung finden so muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Palettenhöhe 120 cm nicht übersteigt, da in unserem Lagersystem eine Stapelung der Paletten eine optimale Lagerflächen-Nutzung garantiert. Kartons dürfen nicht überstehen.
Die Lagereinheit bei der Archivierung wird auf Europaletten vorgenommen. Diese werden über stapelbare Palettenrahmen über drei Ebenen gelagert. Jede Palette erhält bei der Einlagerung eine Zuordnung mit den auf ihr befindlichen Archivkartons. Die Palette wird dann (ebenfalls mit Barcode versehen) einem festen Standort im Hallenkataster registriert und verwaltet. Dies alles ist in der „Verfahrensanweisung Archivierung“ detailliert aufgeführt und erläutert. Das Archiv verfügt über eine gesamte Kapazität von über 600 Europaletten. Weitere 160 Stellplätze befinden sich im Stammhaus. Diese Kapazität entspricht ca. 14 lfd. Kilometer Lagerfläche.
Sie haben Dokumente oder Akten, die wir von HURT für Sie bei uns archivieren sollen? Kein Problem! In Abstimmung mit unseren Kunden erfolgt vor Beginn der Auslagerung die Aufnahme des umzulagernden Bestandes, sowie die logistische Situation und Gegebenheiten vor Ort. Gemeinsam wird ein Umsetzungsplan festgelegt.
Und dann geht’s los: Der zu archivierende Bestand wird von HURT-Mitarbeitern oder von Mitarbeitern des Kunden vor Ort verpackt, auf Europaletten gestapelt und foliert. Die Europaletten werden von HURT mittels geschlossenen und mit Sicherheitsaufbau versehenen LKW zum Archivstandort transportiert. Alternativ ist eine Selbstanlieferung möglich.
Im Archiv wird eine detaillierte Erfassung gemäß den Vorgaben des Kunden vorgenommen und das Archivgut einem zugeordneten Palettenstellplatz zugewiesen.
Der Zugriff auf die archivierten Dokumente ist beim HURT-Archivservice selbstverständlich immer möglich: Anhand eigener angefertigter Listen und der Zuordnung der Kartons zu den Paletten und Stellplätzen ist eine schnelle Auffindbarkeit und Auslagerung gewährleistet. Zudem können Sie als Kunde jederzeit zu unseren Öffnungszeiten Zugriff auf Ihre Akten haben.
Zusätzlich bieten wir einen flexiblen Bring- und Holservice für die Zustellung von Akten an: HURT Aktenvernichtung steht für eine leistungsfähige Logistik und die qualifizierte Lagerung Ihrer Aktenarchive. Mit unserem individuellen und flexiblen Zugriffsservice sorgen wir für die problemlose und schnelle Bereitstellung aller Dokumente.
Für die Zustellung von angeforderten Akten gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten, ja nach Kundenwunsch oder Entfernung:
Jeglicher Vorgang wird durch einen Lieferschein protokolliert.
Wenn die Aufbewahrungsfrist für Ihre Akten und Dokumente verstrichen ist, besteht zunächst natürlich die Möglichkeit, dass Sie diese wieder zu sich holen oder durch uns bringen lassen.
HURT Aktenvernichtung ist hierfür als anerkannter und registrierter Fachbetrieb der Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 66399 der perfekte Partner.
Die Vernichtung der Aktenbestände wird nach DIN 66399 Schutzklasse 2 / Sicherheitsstufe P-4 ausgeführt. Eine Vernichtungsbescheinigung wird dem Auftraggeber nach expliziter Freigabe nach den Vorgaben der DIN 66399 erstellt. Eine Vernichtung nach der Schutzklasse 3 / Sicherheitsstufe P-4 ist ebenso möglich.
Auf ihn ist Verlass. Hier fährt Charly.
Was er im Gepäck hat, geht keinen was an.
Auf ihn ist Verlass. Hier fährt Charly.
Was er im Gepäck hat, geht keinen was an.